KOMUNIKASI KANTOR

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Hubungan yang harmonis antara pemimpin dengan pegawai memegang peran yang strategis bagi organisasi, terutama dalam kegiatan operasional kantor, sebab pencapaian tujuan organisasi dan kegiatan operasional kantor yang membutuhkan kerjasama yang akan mempengaruhi berbagai elemen yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat dibangun memalui komunikasi yang efektif. Bernard (Gie, 1992:19) menyatakan bahwa “komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi”. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah, saran, dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif.

Komunikasi dapat berlangsung setiap saat dan dimana saja. Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan suatu organisasi atau pada umumnya kantor merupakan tempat berkumpulnya orang – orang yang sama – sama melaksanakan kegiatan organisasi atau tatausaha, kantor merupakan tempat melaksanakan tatausaha dan kegiatan  manajemen dan pimpinan suatu organisasi. Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Dalam kegiatan kantor biasanya  tidak jauh dari membuat surat, membaca, mendegarkan dan berbicara itu semua menciptakan informasi yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan suatu organisasi. Maka, komunikasi kantor  adalah suatu penyampaian pesan yang mengandung arti dalam suatu kegiatan kantor dan tatausaha.

Dapat dsimpulkan bahwa komunikasi dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian suatu pesan yang berupa informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organiasi baik secara langsung ataupun tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan media untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apakah pengertian komunikasi kantor?

2.      Apa sajakah klasifikasi komunikasi kantor?

3.      Apa saja media komunikasi kantor?

C.    Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui pngertian komunikasi

2.      Untuk mengetahui klasifikasi kantor

3.      Untuk mengetahui apa saja media kantor

BAB II
PEMBAHASAN

A.      Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak ke pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.kmunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

B.       Jenis-jenis Komunikasi Perkantoran

1.      Komunikasi menurut ruang lingkup

1.1.Komunikasi internal

Adalah komunikasi yang terjadi didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal terdiri atas beberapa bentuk, yaitu:

1.1.1.      Komunikasi vertikal

Adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atsan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi, misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainnya.

1.1.2.      Komunikasi horizontal

Adalah komunikasi dengan tingkat jenjang kurang lebih sederajat yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.

1.2.Komunikaasi eksternal

Adalah komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain diluar kantornya. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapat pengertian, kepercayaan, bantuan dan bekerjasama dengan masyarakat. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk:

a.       Eksposisi, pameran. Promosi, publikasi dan sebagainya

b.      Konfrensi pers (pressrelease)

c.       Siaran televisi, radio, dan sebagainnya

d.      Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat dan sebagainnya.

2.      Komunikasi menurut cara penyampaian informasi

2.1.Komunikai lisan

Yaitu komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap muka. Misalnya dialog dua orang wawancara maupun rapat dan sebagainya.

Komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.

2.2.Komunikasi tertulis

Adalah komunikasi yang dilaksanankan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu. Dalam konunikasi tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komuikasi itu dilakukan . disamping itu juga perlu resiko dari komunikasi tertulis, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

3.      Komunikasi menurut Kelangsungannya

Didalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak tersebut sebagai berikut:

3.1.Komunikasi langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

3.2.Komunikasi tidak langsung

Proses komunikasinnya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan ala-alat atau media komunikasi.

4.      Komunikasi menurut perilaku

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadisecara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi:

4.1.Komunikasi formal

Adalah komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan yang tata carannnya telah diatur dalam struktur organisasinnya. Misalnya: rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainnya.

4.2.Komunikasi informal

Komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi atau perusahaan yang ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan. Misalnya: kabar burung, desas-desus, dan sebagainnya.

4.3.Komunikasi non fomal

Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan dan sebagainya.

5.      Komunikasi menurut aliran informasi

Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi, oleh karena itu arah informasi tersebut akan menentukan macam komunikasi yang sedang terjadi. Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut:

5.1.Komunikasi satu arah (simplex)

Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.

5.2.Komunikasi dua arah (duplex)

Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedback kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalahpahaman.

6.      Komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yang ditetapkannya dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:

6.1.Komunikasi jaringan kerja rantai

Komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

6.2.Komunikasi jaringan kerja lingkaran

Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai.

6.3.Komunikasi jaringan bintang

Komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.

7.      Komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain:

7.1.Komunikasi antar individu

Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu yang lain.

7.2.Komunikasi antara individu lingkungan yang lebih luas

Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

7.3.Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

Dalam komunikasi ini individu berperanan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

C.      Media Komunikasi Kantor

1.      Pesawat Telepon

Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di kantor. Komunikasi melalui telepon merupakan sebuah kesempatan untuk membina dan meningkat jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. Kesempatan berkomunikasi melalui telepon dapat digunakan untuk menjelaskan mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor.

Dalam bertelepon terdapat etika. Etika bertelepon dapat berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi.

2.      Presentasi

Menyampaikan gagasan melalui presentasi saat ini sudah merupakan bagian dari tugas karyawan kantor terutama pada eksekutifnya. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi modal yang bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasi merupakan komunikasi lisan untuk menyampaikan pikiran, ide-ide, atau keterangan mengenai apa saja yang menjadi tanggung jawab seseorang baik itu merupakan barang dan jasa.

Presentasi juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan kemampuuan karena dari cara seseorang memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang atau permasalahan yang dikelola.

Agar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka:

a)      Kenali diri sebelum mengenali orang lain.

b)      Identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi yang efektif.

c)      Maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang baik( postur, kontak mata, ekspresi wajah, gerak tubuh).

d)     Kembangkan kecerdasan emosional.

e)      Berkomunikasi dengan penuh empati.

f)       Komunikasi dalam segala sesuatu.

D.      Komunikasi Internal dan Eksternal

1.       Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang berbentuk langsung dalam suatu organisasi. Jadi, komunikasi ini hanya terjadi di dalam lingkungan organisasi sendiri. Di dalam lingkungan organisasi dapat terjadi berbagai macam komunikasi. Secara struktural komunikasi di dalam lingkungan organisasi dapat dibedakan sebagai berikut, yaitu:

a)      Komunikasi dari atasan kepada bawahan, dapat dibedakan menjadi berbagai macam bentuk seperti petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran, dan pujian.

b)      Komunikasi dari bawahan kepada atasan, dapat di golongkan menjadi beberapa macam, seperti laporan, keluhan, pendapat, dan saran.

c)      Komunikasi yang berlangsung sacara horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara para pegawai yang mempunyai kedudukan yang sama.

2.      Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang terdapat di luar organisasi, komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalani hubungan yang harmonis dengan kelompok masyarakat. Komunikasi eksternal, mempunyai dua fungsi:

a)      Fungsi keluar, yaitu fungsi menimbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan dan masyarakat. yang bertujuan untuk:

(1)    Mendapatkan pengertian masyarakat.

(2)   Mendapatkan kepercayaan masyarakat.

(3)   Mendapatkan bantuan masyarakat.

(4)   Mendapatkan kerja sama dengan masyarakat.

(5)    

b)      Fungsi ke dalam, bertujuan untuk mengetahui sampai di mana keinginan masyarakat serta tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisai. Fungsi kedalam ini dapat dilakukan dengan cara:

(1)     Memperhatikan saran–saran, yang disampaikan oleh masyarakat.

(2)     Dalam Hal–hal tertentu organisai memberikan kesempatan kepada masyarakat.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Komunikasi dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian suatu pesan yang berupa informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organiasi baik secar langsung ataupun tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan media untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.

Komunikasi kantor dapat diklisifikasikan kedalam beberapa kelompok. Penggunaan komunikasi di dalam kantor dapat disesuaikan  dengan konteks atau situasi yang ada pada saat itu.

Di dalam komunikasi terdapat juga beberapa media dalam penggunaanya agar komunikasi yang berlangsung dapat berjalan dengan baik. Serta terdapat komunikasi internal dan eksternal dalam berkomunikasi.

A.    Saran

Dalam penulisan makalah ini, pemakalah menyadari banyak terdapat kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Maka dari itu, pemakalah berharap kepada pembaca terutama sekali kepada dosen pembimbing memberikan kritikan atau saran yang membangun untuk perbaikan makalah ini agar tercapainya suatu tujuan yang diharapkan bersama.

DAFTAR PUSTAKA

Sayuti, Abdul Jalaluddin. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.

Priansa, Donni Juni dkk. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.