BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang Masalah
Hubungan yang harmonis antara
pemimpin dengan pegawai memegang peran yang strategis bagi organisasi, terutama
dalam kegiatan operasional kantor, sebab pencapaian tujuan organisasi dan
kegiatan operasional kantor yang membutuhkan kerjasama yang akan mempengaruhi
berbagai elemen yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat dibangun
memalui komunikasi yang efektif. Bernard (Gie, 1992:19) menyatakan bahwa
“komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi”. Komunikasi
memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah,
saran, dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas,
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif.
Komunikasi
dapat berlangsung setiap saat dan dimana saja. Komunikasi merupakan salah satu
hal yang sangat penting dalam kegiatan suatu organisasi atau pada umumnya
kantor merupakan tempat berkumpulnya orang – orang yang sama – sama
melaksanakan kegiatan organisasi atau tatausaha, kantor merupakan tempat
melaksanakan tatausaha dan kegiatan
manajemen dan pimpinan suatu organisasi. Dalam setiap kegiatan, kita
berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Dalam kegiatan kantor biasanya tidak jauh dari membuat surat, membaca,
mendegarkan dan berbicara itu semua menciptakan informasi yang mengandung arti
dan kegunaan bagi kepentingan suatu organisasi. Maka, komunikasi kantor adalah suatu penyampaian pesan yang
mengandung arti dalam suatu kegiatan kantor dan tatausaha.
Dapat
dsimpulkan bahwa komunikasi dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian
suatu pesan yang berupa informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa
dari atasan ke bawahan maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu
organiasi baik secara langsung ataupun tidak langsung dengan tidak menggunakan
media atau menggunakan media untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh
perusahaan.
B. Rumusan Masalah
1.
Apakah pengertian komunikasi kantor?
2.
Apa sajakah klasifikasi komunikasi kantor?
3.
Apa saja media komunikasi kantor?
C. Tujuan Penulisan
1.
Untuk mengetahui pngertian komunikasi
2.
Untuk mengetahui klasifikasi kantor
3.
Untuk mengetahui apa saja media kantor
BAB II
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Komunikasi Kantor
Komunikasi kantor adalah proses
penyampaian berita dari suatu pihak ke pihak lain, yang berlangsung atau yang
terjadi dalam suatu kantor.kmunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung
maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.
B.
Jenis-jenis
Komunikasi Perkantoran
1. Komunikasi
menurut ruang lingkup
1.1.Komunikasi
internal
Adalah komunikasi yang terjadi didalam
dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal terdiri
atas beberapa bentuk, yaitu:
1.1.1. Komunikasi
vertikal
Adalah komunikasi yang terjadi antara
atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atsan
kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi, misalnya
perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainnya.
1.1.2. Komunikasi
horizontal
Adalah komunikasi dengan tingkat jenjang
kurang lebih sederajat yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat
pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini
disebut dengan komunikasi tata usaha.
1.2.Komunikaasi
eksternal
Adalah komunikasi yang dilakukan oleh
para pegawai kantor dengan pihak lain diluar kantornya. Komunikasi eksternal
dimaksudkan untuk mendapat pengertian, kepercayaan, bantuan dan bekerjasama
dengan masyarakat. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk:
a. Eksposisi,
pameran. Promosi, publikasi dan sebagainya
b. Konfrensi
pers (pressrelease)
c. Siaran
televisi, radio, dan sebagainnya
d. Bakti
sosial, pengabdian pada masyarakat dan sebagainnya.
2. Komunikasi
menurut cara penyampaian informasi
2.1.Komunikai
lisan
Yaitu komunikasi yang terjadi secara
langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap
muka. Misalnya dialog dua orang wawancara maupun rapat dan sebagainya.
Komunikasi yang terjadi secara tidak
langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan
sebagainya.
2.2.Komunikasi
tertulis
Adalah komunikasi yang dilaksanankan
dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya
singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud
tertentu. Dalam konunikasi tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan
tujuan komuikasi itu dilakukan . disamping itu juga perlu resiko dari
komunikasi tertulis, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian
yang berbeda dari yang dimaksud.
3. Komunikasi
menurut Kelangsungannya
Didalam proses komunikasi dapat kita
ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak tersebut sebagai berikut:
3.1.Komunikasi
langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan secara
langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada
dan tidak dibatasi oleh jarak.
3.2.Komunikasi
tidak langsung
Proses komunikasinnya dilaksanakan
dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan ala-alat atau media komunikasi.
4. Komunikasi
menurut perilaku
Komunikasi merupakan hasil belajar
manusia yang terjadisecara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun
posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi:
4.1.Komunikasi
formal
Adalah komunikasi yang terjadi diantara
anggota organisasi atau perusahaan yang tata carannnya telah diatur dalam struktur
organisasinnya. Misalnya: rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan
sebagainnya.
4.2.Komunikasi
informal
Komunikasi yang terjadi didalam suatu
organisasi atau perusahaan yang ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak
mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan
organisasi atau perusahaan. Misalnya: kabar burung, desas-desus, dan
sebagainnya.
4.3.Komunikasi
non fomal
Komunikasi yang terjadi antara
komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan
dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan
yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya
rapat tentang ulang tahun perusahaan dan sebagainya.
5. Komunikasi
menurut aliran informasi
Informasi merupakan muatan yang menjadi
bagian pokok dalam komunikasi, oleh karena itu arah informasi tersebut akan
menentukan macam komunikasi yang sedang terjadi. Komunikasi menurut aliran informasi
dapat dibedakan sebagai berikut:
5.1.Komunikasi
satu arah (simplex)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak
saja (one way communication). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan
mendesak atau darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus
demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan
pimpinan.
5.2.Komunikasi
dua arah (duplex)
Komunikasi yang bersifat timbal balik (
two ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan
respons atau feedback kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini dapat
memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya
kesalahpahaman.
6. Komunikasi
menurut jaringan kerja
Di dalam sebuah organisasi atau
perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yang ditetapkannya dalam
jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:
6.1.Komunikasi
jaringan kerja rantai
Komunikasi terjadi menurut saluran
hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi
formal.
6.2.Komunikasi
jaringan kerja lingkaran
Komunikasi
terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran
komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai.
6.3.Komunikasi
jaringan bintang
Komunikasi ini terjadi melalui satu
sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
7. Komunikasi
menurut peranan individu
Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang
kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam
komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses
komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain:
7.1.Komunikasi
antar individu
Komunikasi ini terlaksana baik secara
nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai
komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu yang lain.
7.2.Komunikasi
antara individu lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu
yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan
lingkungan yang lebih luas.
7.3.Komunikasi
antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperanan
sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan
yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
C. Media Komunikasi Kantor
1.
Pesawat Telepon
Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di
kantor. Komunikasi melalui telepon merupakan sebuah kesempatan untuk membina
dan meningkat jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. Kesempatan
berkomunikasi melalui telepon dapat digunakan untuk menjelaskan
mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang
berhubungan dengan kantor.
Dalam bertelepon terdapat etika. Etika bertelepon dapat berdampak secara
signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi.
2.
Presentasi
Menyampaikan
gagasan melalui presentasi saat ini sudah merupakan bagian dari tugas karyawan
kantor terutama pada eksekutifnya. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan
menjadi modal yang bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasi
merupakan komunikasi lisan untuk menyampaikan pikiran, ide-ide, atau keterangan
mengenai apa saja yang menjadi tanggung jawab seseorang baik itu merupakan
barang dan jasa.
Presentasi
juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan kemampuuan karena dari cara
seseorang memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang
atau permasalahan yang dikelola.
Agar
presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka:
a)
Kenali diri sebelum mengenali orang lain.
b)
Identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi yang
efektif.
c)
Maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang
baik( postur, kontak mata, ekspresi wajah, gerak tubuh).
d)
Kembangkan kecerdasan emosional.
e)
Berkomunikasi dengan penuh empati.
f)
Komunikasi dalam segala sesuatu.
D. Komunikasi Internal dan Eksternal
1.
Komunikasi
internal, yaitu komunikasi yang berbentuk langsung dalam suatu organisasi.
Jadi, komunikasi ini hanya terjadi di dalam lingkungan organisasi sendiri. Di
dalam lingkungan organisasi dapat terjadi berbagai macam komunikasi. Secara
struktural komunikasi di dalam lingkungan organisasi dapat dibedakan sebagai
berikut, yaitu:
a)
Komunikasi dari atasan kepada bawahan, dapat dibedakan
menjadi berbagai macam bentuk seperti petunjuk, keterangan umum, perintah,
teguran, dan pujian.
b)
Komunikasi dari bawahan kepada atasan, dapat di
golongkan menjadi beberapa macam, seperti laporan, keluhan, pendapat, dan
saran.
c)
Komunikasi yang berlangsung sacara horizontal adalah
komunikasi yang berlangsung antara para pegawai yang mempunyai kedudukan yang
sama.
2.
Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang
berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang terdapat di luar
organisasi, komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalani hubungan yang
harmonis dengan kelompok masyarakat. Komunikasi eksternal, mempunyai dua
fungsi:
a)
Fungsi keluar, yaitu fungsi menimbulkan kepercayaan
dan bertujuan mendapatkan dukungan dan masyarakat. yang bertujuan untuk:
(1)
Mendapatkan
pengertian masyarakat.
(2)
Mendapatkan kepercayaan masyarakat.
(3)
Mendapatkan bantuan masyarakat.
(4)
Mendapatkan kerja sama dengan masyarakat.
(5)
b)
Fungsi ke dalam, bertujuan untuk mengetahui sampai di
mana keinginan masyarakat serta tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang
dilakukan oleh organisai. Fungsi kedalam ini dapat dilakukan dengan cara:
(1)
Memperhatikan saran–saran, yang disampaikan
oleh masyarakat.
(2)
Dalam Hal–hal
tertentu organisai memberikan kesempatan kepada masyarakat.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Komunikasi
dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian suatu pesan yang berupa
informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan
maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organiasi baik secar
langsung ataupun tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan
media untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.
Komunikasi
kantor dapat diklisifikasikan kedalam beberapa kelompok. Penggunaan komunikasi
di dalam kantor dapat disesuaikan dengan
konteks atau situasi yang ada pada saat itu.
Di dalam
komunikasi terdapat juga beberapa media dalam penggunaanya agar komunikasi yang
berlangsung dapat berjalan dengan baik. Serta terdapat komunikasi internal dan
eksternal dalam berkomunikasi.
A. Saran
Dalam penulisan makalah ini, pemakalah menyadari
banyak terdapat kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Maka dari itu, pemakalah
berharap kepada pembaca terutama sekali kepada dosen pembimbing memberikan
kritikan atau saran yang membangun untuk perbaikan makalah ini agar tercapainya
suatu tujuan yang diharapkan bersama.
DAFTAR
PUSTAKA
Sayuti, Abdul Jalaluddin. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung:
Alfabeta.
Priansa,
Donni Juni dkk. 2013. Manajemen
Perkantoran. Bandung: Alfabeta.